Ricardo Melo*
En un mundo donde las responsabilidades y los compromisos parecen multiplicarse a cada momento, la planificación efectiva es una herramienta que permite evitar sentirnos estresados y caer, en los casos más extremos, es un burnout o agotamiento laboral.

Si alguna vez te has sentido perdido en la organización de tus objetivos, no estás solo/a. Aquí podrás conocer los consejos que todo coach comparte para planificar de manera efectiva y alcanzar metas sin estrés.

Una de las dificultades más comunes, cuando intentamos proyectar algo, es estar muy centrados en el presente y tendemos a olvidar del largo plazo, o nos enfocamos solo en el largo plazo, dejando de lado el presente. La clave es equilibrar presente y futuro en cada decisión.

Para ilustrar esto, me gusta usar la metáfora de las frecuencias de radio: AM y FM. Así como una radio puede sintonizarse en diferentes frecuencias para captar tanto lo inmediato como lo lejano,podés planificar acciones para mantener el equilibrio entre “ahora” y “mañana”.

Frecuencia AM (Acción Momento): AM o “Acción Momento”, representa todas esas tareas que necesitás atender hoy para que tu vida diaria siga funcionando. Son los cimientos de tu bienestar cotidiano, lo que en la pirámide de Maslow serían los escalones básicos: necesidades inmediatas como la alimentación, el trabajo, las responsabilidades familiares. Estas actividades no pueden esperar, son la base que sostiene todo lo demás. Sin embargo, si nos enfocamos únicamente en la AM, corremos el riesgo de estar siempre “apagando incendios” sin avanzar hacia nuestros sueños.

Frecuencia FM (Futuro Momento): Por otro lado, FM o “Futuro Momento”, se refiere a esas acciones que, aunque no producen resultados inmediatos, están construyendo el terreno para el mañana. Aquí es donde entran en juego el establecimiento de relaciones, la adquisición de nuevos aprendizajes, el desarrollo de ideas y propuestas a largo plazo. Es un trabajo silencioso pero esencial, que si se deja de lado puede hacer que el futuro llegue desorganizado o sin dirección clara.

¿Cuál sintonizar? Ambas. No se trata de elegir entre AM y FM. Al igual que una radio puede captar varias frecuencias, también podés atender lo inmediato y lo futuro al mismo tiempo. La clave está en encontrar el equilibrio adecuado y tomar decisiones conscientes que te permitan sintonizar ambas frecuencias con fluidez en tu vida diaria.

Cuando adoptás esta mentalidad, comenzás a tomar decisiones estratégicas en dos frentes: lo que necesitás hoy para mantener el ritmo y lo que sembrarás para recoger en el futuro. Pero no basta solo con sintonizar ambas frecuencias, también necesitás estrategias que te permitan sostener este equilibrio a lo largo del tiempo.

Foto: Freepik.

Esta metodología es una forma probada de asegurarte que tus objetivos sean claros y alcanzables. SMART es el acrónimo de:

- Específicos: Definí exactamente qué quieres lograr.
- Medibles: Establecé indicadores para evaluar progresos.
-Asignables: Asegúrate de que haya una persona responsable de cumplirlos.
- Realistas: Los objetivos deben ser alcanzables según los recursos y el tiempo disponible.
- Con plazos definidos: Establece una fecha límite para cada objetivo.

Este enfoque te ayudará a tener claridad en el camino a seguir y a monitorear tu progreso de manera continua.

No todas las tareas tienen la misma importancia o urgencia, aunque si vas en modo urgencia todo lo que verás son incendios. La Matriz de Eisenhower es una excelente herramienta para gestionar tu tiempo y priorizar tus tareas. Dividí tus actividades en cuatro cuadrantes:

-Tareas importantes y urgentes: Ejecútalas de inmediato.
-Tareas importantes, pero no urgentes: Planificá su realización a futuro.
-Tareas no importantes, pero urgentes: Delegá si es posible.
- Tareas ni importantes ni urgentes: Desechalas.

Son las distracciones que nos impiden avanzar en nuestras tareas prioritarias, pero así como ya decían los estoicos “no hay viento a favor ni viento en contra para quien no tiene rumbo”. Entre los más comunes encontramos el uso excesivo del celular, redes sociales y la multitarea o multitasking.

Una estrategia efectiva para combatirlos es agrupar tareas similares en bloques de tiempo y establecer límites claros, entendiendo que “el limite no limita, el limite cuida”, como el lienzo de un pintor que dentro de el puede desenvolverse con infinidad de imagen pero siempre dentro de “un marco” o limite de lienzo, que no lo limita.

Reemplazá los malos hábitos, no intentes simplemente quitarlos.

Eliminar un mal hábito no siempre es sencillo, pero sí es posible reemplazarlo por uno nuevo. La regla de oro para los hábitos establece que, en lugar de intentar eliminar un mal hábito, es más efectivo reemplazarlo con una acción más productiva. Por ejemplo, en lugar de revisar las redes sociales en momentos de estrés, podés optar por una caminata corta que te despeje y te permita retomar tus actividades con más energía.

Uno de los mayores desafíos en la gestión del tiempo es lidiar con interrupciones constantes.

Establecer un “tiempo cerrado” significa crear espacios ininterrumpidos para concentrarte en tus tareas más importantes. Durante este tiempo, asegúrate de que nadie pueda interrumpirte. Esto te permitirá trabajar de manera más eficiente y maximizar tu productividad.

Muchas veces, las personas recurren a ti porque eres su “atajo” para resolver problemas rápidamente. No te conviertas en el “Ctrl + C” de otros. Aprendé a decir “no” cuando sea necesario y dirigí a otros a las fuentes correctas para que resuelvan sus problemas por sí mismos. Así protegerás tu tiempo y energía para las tareas que importan.

Estefania Leal/Archivo El Pais

Dividí las tareas grandes, en pequeñas. El método Kaizen, significa en japonés “mejora continua” y es clave para abordar grandes proyectos. “Kaizenea” tus tareas, es decir, dividilas en partes más manejables. Si una tarea te parece demasiado extensa, no te desanimes; realizala en etapas y avanzá poco a poco. Lo importante es mantener el flujo de trabajo y no detenerte hasta completar cada parte.

Este consejo es extremadamente útil para tareas pequeñas. Si tenés algo que podés hacer en menos de 2 minutos, hacelo de inmediato y no lo postergues. A menudo, dejamos que estas pequeñas tareas se acumulen, generando estrés innecesario. Abordarlas rápidamente reduce la carga mental y permite avanzar en tareas más complejas.

Las tareas no completadas consumen energía, aunque no lo parezca. Cerrar etapas es esencial para evitar fugas energéticas y mantener tu enfoque en nuevas prioridades. No dejes asuntos pendientes; terminalos para que no sigan ocupando espacio en tu mente y calendario.

Otra técnica efectiva es la de “tragarse ese sapo primero”. Este concepto se refiere a empezar el día con la tarea más difícil o la que menos te guste. Superar este obstáculo al principio te dará un sentido de logro y hará que el resto del día sea mucho más llevadero. Además, evitarás la tentación de procrastinar.

*Coach especializado en Alta Productividad e Inteligencia Adaptativa y ganador del premio internacional Young Leader Award 2022 “Joven Coach Mundial” por su trayectoria e innovación. Dirige, junto a Samuel Stamateas, la escuela internacional Lider Coach Profesional.