Combinar días con una agenda «estresada», cargada de llamadas y videollamadas con muy poca separación, con otros caracterizados por bloques de horas libres para analizar asuntos, sacar trabajo adelante y atender imprevistos. Así es como la socia de Ferrere Abogados saca mejor partido de su tiempo en el trabajo. Utiliza agenda digital y sincroniza su calendario de Outlook en todos sus dispositivos (laptop, iPhone, iPad). En tanto, su táctica para evitar la distracción del celular, pasa por no solo silenciar WhatsApp sino que lo aleja en momentos que requieren máxima concentración. Y si detecta que tener pantallas y conversaciones abiertas a la misma vez impacta en la gestión, se toma un par de minutos «para hacer algún ejercicio de respiración o conexión con el momento».
En tanto, sus reuniones de equipo «virtuales» siempre son a cámara prendida «para no perder el contacto humano y mantener el foco en lo que está sucediendo» y no duran más de una hora. «Comienzo preguntando cómo están y cómo llegan a la reunión, si hay dudas o urgencias previas a entrar en la agenda del día. Eso soluciona o identifica con quién tendré conversaciones después», cerró.

Evita postergar tareas -lo hace solo si está muy cansado y entiende que en ese momento no puede producir el mejor resultado- y prefiere reuniones cortas, en lo posible de entre 5 y 10 minutos. El presidente de Young (VMLY&R) Uruguay y Wunderman Thompson asegura que reunirse y escribir e-mails «no es exactamente trabajar» porque «lo que importa es la ejecución». «He visto reuniones donde la única resolución es volverse a reunir. Tenemos un cliente que en su sala de reuniones tiene un cartel que dice: ‘Antes de irse, ¿están seguros de que quedaron en algo?’ Me encanta ese cartel», confiesa y reconoce que si bien la tecnología es un gran aliado de la organización «es generadora de interrupciones». «Nos trajo la mala práctica de autointerrumpirnos mirando el celular cuando no tuvimos ninguna notificación», evaluó. Ante esto, su estrategia de desactivar todas las notificaciones es «un buen comienzo». Además, durante las reuniones tiene como costumbre no sacar el teléfono de su bolsillo tanto por «productividad como por respeto». Finalmente, evita los «ladrones de tiempo», aquellos que «extienden reuniones, llamadas y e-mails sin justificación».

«Soy muy obsesiva y planificadora, tengo muchos temas y (por eso) me organizo con dos semanas de anticipación», reconoce la CEO de Infocorp. Lo es a tal punto, que sus días de la semana se dividen por áreas. «Los lunes son para saber cómo está la operación de la empresa, el martes es para el área comercial, los miércoles finanzas, los jueves son de innovación y estrategias y el viernes es libre para mentoring de Endeavor, conferencias con clientes, entre otros», relató. Al final de cada día destina una hora para procesar la información de las reuniones y los temas pendientes.

Su táctica para evitar distracciones con el celular pasa por mantenerlo silenciado y sin notificaciones durante todo el día y agendar dos períodos de media hora cada uno para responder e-mails y WhatsApp. «Solo contesto mensajes enseguida a dos o tres personas y (dejo) dos horas a la semana para las redes», dijo. Sus reuniones, a las que dedica minutos previos para preparar «sin celular ni e-mail para concentrarme», se hacen con los teléfonos «boca abajo». Además, debido a la pandemia, en sus meeting comenzó a dedicarle algunos minutos previos para tratar temas personales, «algo que antes se daba en conversaciones de pasillo», indicó.

El gerente general de WTC Free Zone, confía en sus hábitos para organizar su trabajo. El primero es comenzar los lunes marcando las prioridades de la semana. El segundo es dedicar la mañana para planificar y ocupar la tarde para reuniones, llamadas, y sesiones por Zoom.

Para neutralizar el teléfono, al que califica como «distractor por excelencia», se ayuda apagando las notificaciones y utilizando WhatsApp Web «para no estar pendiente del celular».

De hecho, utiliza la tecnología para aplicar la técnica Pomodoro de gestión del tiempo mediante la app Focus Keeper. «Es para trabajar en intervalos de 24 minutos sin interrupciones, luego viene un descanso de cinco minutos. Al llegar a cuatro intervalos descanso media hora», explicó. También trata de evitar el e-mail para resolver problemas. «Si veo que requiere un ida y vuelta llamo por teléfono», indicó. Asimismo, prioriza las situaciones que no conlleven más de cinco minutos para «despejar la mente». Finalmente, para las reuniones utiliza el software de gestión de proyectos Azana, prioriza que sean presenciales, de no más de 90 minutos y sin celulares, que quedan aparte en una cajita destinada para eso.

Una vez al mediodía y otra a las 15 horas. Esos son los dos momentos que Agustina Sartori, (ex GlamST) y directora de AR Innovation de Ulta Beauty, destina a ver y responder mensajes de WhatsApp. Esta táctica se suma a otras que utiliza para concentrarse como no atender llamadas prácticamente durante el día, y todo sin apoyarse en herramientas «tecnológicas». De todos modos, asegura que siempre logró «muy fácilmente» olvidarse «del mundo alrededor».
Usar un calendario online para sus reuniones, para trabajar en determinados temas o hasta para «reunirme conmigo misma», es la receta a la que recurre para organizarse en el día a día que reparte entre equipos en Chicago y Uruguay. «De 7 a 13 con mi equipo en Uruguay, de 13 a 15 con el de Chicago y a partir de esa hora trabajo conmigo», detalló. Además, luego de cada reunión ya agenda otra de «follow up», algo que entiende «clave» cuando trabaja en un proyecto o tema que requiere de varias reuniones de avance en el medio. «Lo que pasa en grandes empresas es que tenemos muchas reuniones y es necesario agendarlas con tiempo con miembros de otros equipos sino, no se puede avanzar», dijo.