Talentos

Un software que mejora la productividad y eficiencia de los trabajadores, permite detectar o evitar problemas y lleva a que algunos empleados dedicados al análisis se sientan más satisfechos al eliminarles un trabajo tedioso y de menor valor para la empresa. Eso es Feng Office, una idea del ingeniero de sistemas Conrado Viña que vio en 2007 que “había una necesidad en el mercado” para una herramienta de gestión total en las empresas. Sin financiamiento, más que su tiempo, fue a buscar estudiantes de Ingeniería de Sistemas que pudieran ayudarlo a desarrollarla en 2008. Así comenzó y se transformó Feng Office, al punto de que actualmente se utiliza incluso para uno de los primeros proyectos de reactor de fusión nuclear en el mundo. Lo que sigue es un resumen de la entrevista que Talentos de El País mantuvo con Viña, fundador y CEO de la firma uruguaya Feng Office.

-¿Qué tipo de necesidades vino a cubrir esta herramienta?

-Cambió muchísimo lo que era en aquel momento a lo que es hoy. Evolucionó muchísimo la plataforma y el mundo del software en general. Desde el comienzo la idea fue y es brindar herramientas de gestión integral. Nuestra misión siempre fue ayudar a que las empresas se puedan manejar mejor y a reducir el trabajo tedioso, el trabajo manual repetitivo, facilitando a que todas las personas se puedan enfocar en lo que realmente agrega valor.

-¿Cómo se logra eso?

-Depende de cada paso de un proceso, de la etapa de un servicio o un proyecto donde una empresa tiene hoy en día las mayores ineficiencias y en donde Feng Office les va a aportar más valor. Hay empresas que por ejemplo brindan un servicio de seguridad privada, hay que planificar un montón de puestos de guardias a cubrir en distintos horarios. Entonces todo lo que es la planificación de un servicio o un proyecto, lleva un trabajo que se puede hacer más eficiente. Previo al uso de una herramienta como Feng Office, alguien tendría que agarrar las planillas de asignación de trabajo para ver quién tiene que estar dónde y cuándo, haciendo qué. Esa asignación se puede hacer mucho más eficiente con esta herramienta. La notificación con Feng Office es inmediata. Luego, el seguimiento de esa tarea, por ejemplo un reporte de qué se hizo entre qué hora y qué hora, tradicionalmente se hacía en planillas y después venía alguien a transcribirlo a una base de datos, pero esa base no era un sistema de gestión, simplemente era un registro, no daba información en tiempo real. Otra persona tenía que extraer información de ese registro y con ello armar un reporte y analizarlo después de los hechos a ver si se hizo bien o no. Están los últimos pasos que son la facturación del servicio o el proyecto en base a las horas. En muchas empresas es muy tedioso porque tienen que sacar los datos de las planillas, etc. Son varias etapas y en cada una de ellas Feng genera eficiencia reduciendo el trabajo de procesar la información o reprocesarla manualmente. Y además da una visión en tiempo real, que ayuda a prevenir o corregir cualquier inconveniente.

-¿Por qué ayuda a mejorar la productividad de los trabajadores?

-En todo trabajo de escritorio, hay tareas que son optimizables por un sistema de gestión. No para todos los trabajadores es igual, para el que tiene que llenar la planilla, no le cambia mucho si lo hace en una planilla o en un sistema. Pero a los que sí les impacta muchísimo es a lo que están con esa base de datos procesando la información que les mandan 20, 50, o 1.000 personas por día. Esa información la usan para seguir el servicio o proyecto, la usan para facturar, la usan para hacer la liquidación de sueldos. Estar descargando esa información, procesándola en un Excel y haciendo un informe a mano lleva muchísimo tiempo, hay muchísimas empresas que tienen tres o cinco personas haciendo eso, personas muy capacitadas que podrían estar generándole mucho más valor a la empresa si estuvieran haciendo un trabajo más de análisis, de planificación en vez de gestión.

-¿Qué análisis de gestión permite hacer el software?

-Feng brinda un montón de reportes y análisis estadísticos automáticamente. Simplifica muchísimo el trabajo de los analistas, porque les resuelve reportes automáticos y pasan a ver la información en la siguiente escala. De mirar tres o cuatro árboles del bosque, pasan a ver el bosque completo y empiezan a inferir información más valiosa. Esto abre nuevas oportunidades y el cliente puede generar nuevos reportes o se integra la base de datos de Feng con un sistema de contabilidad y esa parte del análisis se hace en el sistema contable.

-¿Qué cambió desde que se lanzó a hoy?

-Cuando empezamos había muy poca adopción de herramientas en línea, en la nube. La forma de trabajo era muy diferente. Las personas no tenían acceso al celular para gestionar. En 2011 la Agencia Nacional de Investigación e Innovación (ANII) nos aprobó para financia un proyecto de innovación de alto impacto y fuimos de los primeros en Uruguay en desarrollar una aplicación móvil para conectarse con un sistema en la nube. Lo integramos con soluciones como el Office en la nube de Microsoft, nos integramos con Gmail, con la suite de oficina de Google y con sistemas de facturación electrónica que en aquel momento no había.

-¿Qué tipo de empresas son clientes y dónde se ubican?

-En temas de demanda, normalmente sienten la necesidad empresas de 10 personas en adelante. Más del 90% de la facturación de Feng está en el exterior, si bien tenemos clientes y proyectos muy buenos en Uruguay, que lo utilizan desde hace muchos años. El foco comercial nuestro está en Estados Unidos, pero tenemos clientes en Europa, Canadá, parte de África, Centroamérica, Sudamérica. Tenemos clientes en 30 países y usuarios en 100 países. En cuanto al rubro, servicios e ingeniería son nuestros grandes fuertes. Por ejemplo, un cliente de los grandes es un consorcio de empresas europeo que está construyendo el primer reactor de fusión nuclear del mundo en el sur de Francia y ellos usan Feng Office para planificar el trabajo, asignarlo y darle seguimiento. Nos voló la cabeza cuando nos empezaron a contar las necesidades y Feng se les adaptaba muy bien.